Videokonferenz bzw. Telefonschalte mit WebEx

Gerade in der Corona-Krise wird verstärkt auf Hilfsmittel zur digitalen Kommunikation gesetzt – schließlich vermeidet das physische Kontakte. Hier beschreibe ich, wie man das Werkzeug „WebEx“ verwenden kann.

Headset und PC braucht man nicht zwingend. WebEx-Konferenzen kann man prima mit Tablet oder Handy führen. Selbst nur mit dem guten, alten Telefon kann man teilnehmen – dann halt ohne Bild. (Foto: Rainer Gerhards)

WebEx ist ein professionelles Werkzeug für Telefonschaltkonferenzen bzw. Videokonferenzen. Aktuell bietet der Hersteller Cisco auch kostenlose Registrierungen für alle Interessierten.

Wichtig: um an WebEx-Konferenzen teilzunehmen braucht man nur ein Telefon. Über PC, Tablet und Smartphone gibt es jedoch erweiterte Möglichkeiten. Insbesondere können damit Bewegtbilder übertragen werden („Videokonferenz“). In einer Konferenz können Teilnehmer sowohl nur mit Telefon als auch über andere Geräte teilnehmen.

Die Teilnahme an WebEx Konferenzen ist recht einfach. Am leichtesten klappt es erfahrungsgemäß per Tablet (z.B. Samsung oder Apple iPad) oder Handy (Android und iPhone). Diese Geräte haben von Haus aus Lautsprecher und Mikrofon. Auch ein Kopfhörer ist meist enthalten. Den zu nutzen ist sinnvoll.

Am PC ergeben sich manchmal kleinere „Problemchen“. Wer hier Schwierigkeiten hat und nicht aufs Tablet ausweichen kann oder möchte, dem sei die Nutzung des normalen Telefons empfohlen. Damit kann man übrigens auch von Unterwegs teilnehmen. Eine gute Alternative gerade dann, wenn es nicht anders geht.

Im Folgenden finden Sie Infos, wie die Teilnahme ein einer WebEx-Konzerenz klappt.

Zugang zu WebEx über Telefon

In der Einladungsmail findet sich, unter der grünen Schaltfläche „Meeting betreten“ der Abschnitt „Über Telefon beitreten“. Hier sehen Sie die Einwahlnummern. Leider ist „United Kingdom“ (Großbritannien) als Standard voreingestellt. Es gibt jedoch auch normale Festnetznummern in Deutschland. Klicken Sie dafür auf „Globale Einwahlnummern“ oder diesen Link hier. Geben Sie im Suchfeld „Germany“ ein und klick auf „Los“. Anschließend sehen Sie die Rufnummern im internationalen Format, z.B. „+49-69-2551-14400“ (Achtung: diese Nummer kann sich ändern!). Ersetzen Sie +49 durch 0, wählen Sie also „069 255114400“. Wählen Sie diese Nummer und warten Sie, bis das System abnimmt. Folgen Sie dann den Sprachanweisungen des Systems. Wichtig: der abgefragte Zugriffscode steht weiter oben über „Meeting beitreten“.

Hier das Ganze im Video:

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Zugang zu WebEx über Smartphone oder Tablet

Sie finden die App „Cisco WebEx Meeting“ im Android App Store bzw. dessen Entsprechung auf Apple Geräten. Installieren Sie die App und folgen sie der Anleitung auf dem Bildschirm. Zum Funktionieren benötigt WebEx einige Berechtigungen, z.B. für Mikrofon und Lautsprecher. Bitter erteilen Sie hierzu die Genehmigung.

Nachdem die App installiert ist, können sie über die grüne „Meeting beitreten“ Schaltfläche der Einladungsmail „ganz einfach“ an der Konferenz teilnehmen.

Zugang zu WebEx vom PC aus

Für eine Konferenzteilnahme benötigen Sie Lautsprecher und Mikrofon, idealerweise ein Headset (das liefert meist die beste Qualität). Für Videokonferenzen benötigen Sie auch eine Webcam.

Notebooks verfügen üblicherweise über das Alles. Bei stationären PCs ist das nicht zwingend der Fall. Eine Alternative ist dann, sowohl via PC als auch via Telefon teilzunehmen. Auf dem PC kann man die anderen Teilnehmer, bzw. Präsentationen dann sehen. Der Ton läuft parallel über’s Telefon. Das klappt prima und ist seitens WebEx auch genau so vorgesehen.

Um vom PC aus an einer WebEx Konferenz teilzunehmen, klicken Sie in der Einladungsmail auf die grüne Schaltfläche „Meeting Beitreten“. Dann öffnet sich der Web-Browser (z.B. Microsoft Edge, Google Chrome oder Safari). Es kann nun eine kleine Weile dauern, wenn notwendige Software installiert wird. Ggf. erfolgen auch nochmal Rückfragen seitens das PCs (z. B. „Software wirklich installieren?“). Viel länger als 5 Minuten sollte der ganze Vorgang nicht dauern. Eventuell müssen Sie nun noch die Nutzung von Mikrofon und Webcam erlauben. Dann sollten Sie an der Konferenz teilnehmen können.

Folgen Sie während des ganzen Vorgangs bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm. Sollte es nicht klappen, überlegen Sie, ein Tablet oder Handy zu benutzen. Oder wählen Sie sich über Telefon ein – Anleitung dazu weiter oben.

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