Informationsveranstaltungen sind gerade in Corona-Zeiten schwierig als Präsenzveranstaltung durchzuführen. Als gute Alternative bietet sich eine Online-Veranstaltung an. Damit das klappt, sollte aber Einiges beachtet werden.
Übrigens ist es auch in „normalen“ Zeiten durchaus Vorteilhaft, Info-Veranstaltungen nicht nur als Präsenz-Veranstaltung durchzuführen. Denn nicht Alle können zur angegebenen Zeit am Versammlungsort sein. Eine ergänzende Aufzeichnung oder Online-Teilnahmemöglichkeit bietet sich dann an. Übrigens sind Online-Veranstaltungen auch dann für Klima- und Naturschutz sehr nützlich, wenn Teilnehmer aus einem weiteren Umfeld angesprochen werden.
Wie kann man eine Online-Infoveranstaltung erfolgreich durchführen?
Zunächst einmal gelten natürlich die selben Regeln wie für Präsenzveranstaltungen, d.h. man muss sich klar über Thema und Zielgruppe sein, rechtzeitig einladen und alle notwendigen Fakten zur Hand haben. Die Vorbereitung tendiert allerdings dazu etwas wichtiger zu sein: beim Treffen vor Ort kann der kompetente Vortragende Vieles einfach aufgrund der Reaktion der Zuhörerschaft und einer gewissen Interaktivität „retten“. Das ist online tatsächlich etwas schwieriger.
Schauen wir uns einmal ein paar Kernpunkte an.
Wahl des Konferenzsystems
Bei einer Präsenzveranstaltung muss man sich einen geeigneten Raum suchen. Der darf nicht zu groß und nicht zu klein sein. Der „virtuelle“ Raum der Online-Veranstaltung wird mit Software realisiert. Daher kommt es hier auf die richtige Software-Auswahl an. Die Software unterscheidet sich in Funktionsumfang und Anzahl der unterstützten Teilnehmer. Die gute Nachricht: ein „zu groß“ gibt es bei virtuellen Räumen nicht – höchstens beim Preis für die Software. Ein „zu klein“ allerdings sehr wohl.
Wer eine kleine Gruppe von vielleicht 10 Personen informieren möchte, kann dazu fast jede Software verwenden. Auch für Veranstaltungen bis zu 50 Personen ist die Auswahl, kostenlos wie kostenpflichtig, recht gut. Wer jedoch im „richtigen Leben“ eine Turnhalle füllen wollte, der muss schon zu größeren Lösungen greifen. Bis zu 200 oder 250 Teilnehmern sind die im Regelfall aber auch noch recht kostengünstig – und in Corona-Zeiten oft als „Probierangebot“ sogar kostenlos.
Und bitte nicht übermütig werden: nur weil eine Info-Veranstaltung virtuell durchgeführt wird, kann man trotzdem nicht beliebig viele Menschen daran teilnehmen lassen. Veranstaltungen mit mehr als 250 Teilnehmern, oder sogar (zehn)tausenden Teilnehmern erfordern eine ganz eigene Logistik. Ausnahme: ein reiner Vortrag ohne Frage- und Antwort-Runde. Das kann man natürlich aufzeichnen und dann einer Quasi beliebig großen Zuhörerzahl anbieten.
Thema, Ziel der Veranstaltung, Zielgruppe, Tagesordnung klar kommunizieren
Worum geht es konkret? Wer Informiert? Wer sollte teilnehmen? Welche Voraussetzungen sind erforderlich? Das sollte vorab klar kommuniziert werden. Denn nur so wissen die Teilnehmer, was auf sie zukommt.
Und, ganz ehrlich gesagt: ist die angestrebte Zielgruppe sehr wenig Technologieaffin, dann sollte man überlegen wie man die Veranstaltung technisch besonders einfach realisieren kann – oder sogar ganz darauf verzichten. Bei einer technologiefernen Zielgruppe kann es unter Umständen sinnvoll sein, auf Fragerunden zu verzichten. Auf jeden Fall sollte hier die Einwahl per Telefon möglich sein.
Ablauf der Veranstaltung klar kommunizieren
Einen extra Punkt wert: auch die Frage, wie man in der Veranstaltung Fragen stellen kann, wie das System zu bedienen ist und ähnliches gehört rechtzeitig kommuniziert. Je nach bisherigen Erfahrungen kann es auch sinnvoll sein, Vorab ein oder zwei „Testtermine“ anzubieten. Kommunikationswege müssen klar definiert sein. Während einer Live-Veranstaltung ist meist keine Zeit, hier noch Unterstützung zu leisten.
Genügend Vorlauf, Fragen vorher sammeln
Je größer die vermutete Teilnehmerzahl, desto schwieriger ist es eine Fragerunde „einfach so“ online durchzuführen. Daher empfiehlt es sich, vorab Fragen „einzusammeln“ und diese zu einer Liste der wichtigsten Fragen zusammen zu fassen. So passiert das übrigens auch bei den Pressekonferenzen von Bund und Ländern. Die Fragenliste kann dann im Anschluss an die Vortrage abgearbeitet werden.
Damit das alles klappt sollte man mindestens zwei Wochen Vorlaufzeit einplanen und entsprechende Kommunikationsmöglichkeiten direkt mit nennen. Je nach Veranstaltung kann es wichtig sein, auch die Möglichkeit zur anonymen Einreichung von Fragen anzubieten.
Hier sieht man auch, warum eine gute Vorbereitung mit Thema und Tagesordnung wichtig ist: die bietet die Grundlage für das Stellen von qualifizierten Fragen.
Organisation der Online-Veranstaltung selbst
Online-Veranstaltungen im großen Rahmen benötigen eine strikte Moderation. Dann 100 oder mehr Personen können nicht mehr „einfach so auf Zuruf“ miteinander sprechen. Übrigens: das geht natürlich auch bei Präsenz-Veranstaltungen nicht. Da ist es aber jedem klar.
Es kann sinnvoll sein, für die technische Moderation einen eigenen Moderator zu ernennen. So wie man bei größeren Veranstaltungen auch einen Tontechniker dabei hat.
Sinnvoll ist eine Trennung zwischen Vortragsteil und Fragerunde. Zwischenfragen sind in solchen Veranstaltungen eher schwierig zu handhaben. Auch das ist ein Grund, warum die Möglichkeit geschaffen werden soll, dass Teilnehmer auch schon vorab Fragen einreichen können. Die können die Vortragenden dann idealerweise bereits berücksichtigen. Damit dürfte sich ein Teil der Zwischenfragen schon erledigen.
Die Fragerunde nach dem Vortrag muss in einer großen Veranstaltung gut moderiert werden. Gerade hier bietet sich die Arbeitsteilung zwischen Haupt- und technischem Moderator an. Der technische Moderator kann Fragen und Wortmeldungen sammeln, aufbereiten und an den Hauptmoderator weiterleiten (bei ganz großen Veranstaltungen kann es dazu sogar ein kleines Team geben).
Es empfiehlt sich, die Fragerunde mit vorbereiteten Fragen zu beginnen. Das bricht so nebenbei auch das „Eis“ und ermuntert die Teilnehmer aktiv zu werden.
Wortmeldungen aus dem Publikum können mit Mitteln des Konferenzsystems bearbeitet werden. Im Konferenzsytem gibt es teilweise die Möglichkeit, sich „zu melden“ (Beispielsweise in WebEx). Eigentlich alles Systeme bieten eine Textchat-Funktion. Darüber können Meldungen erfolgen und auch Fragen gestellt werden (die technische Moderation sollte den Chat bearbeiten). Es kann sich anbieten, Fragen auch auf anderen Medien anzunehmen, wie zum Beispiel email oder Messenger Dienste.
Die technische Moderation sollte alle Teilnehmer mit Ausnahme des Hauptmoderators und der Referenten stumm schalten. Erst bei Wortmeldung wird das Mikrofon freigegeben. Das ist insbesondere sinnvoll, um das „Grundrauschen“ (Niesen, Tippen, Trinken, Hintergrundmusik und -gespräche und vieles mehr) zu reduzieren. Die Teilnehmer sollten außerdem kein Videosignal (Webcam!) senden. Das verbraucht unnötig Bandbreite. Selbstverständlich darf die Webcam des jeweils Fragenden aber natürlich in der Fragerunde genutzt werden.
Aufnehmen oder nicht Aufnehmen?
Das ist eine gute Frage, und muss vorab geklärt und kommuniziert werden. Aus technischer Sicht ist die Aufnahme meist möglich (wenn auch nicht immer „total einfach“). Bleibt die Frage, ob es zur Veranstaltung passt. Das kommt zum einen auf die Referenten (Copyright) an. Zum Anderen aber auch darauf, ob man Nachteile für die Veranstaltung durch eine Aufzeichnung erwartet. Eine sinnvolle Überlegung ist, ob durch eine Aufzeichnung Fragen unterdrückt werden, weil Teilnehmer sich in Selbstzensur üben. Hier wäre die Möglichkeit, Fragen zumindest „Semi-Anonym“ zu stellen schon gewinnbringend: d.h. die technische Moderation mag den Namen des Fragenden kennen, dieser Name wird aber in der Veranstaltung nicht genannt.
Vieles spricht für eine Aufzeichnung: Teilnehmer die zum gewählten Zeitpunkt keine Zeit haben, können die Informationen dennoch erhalten. Die Verfügbarkeit von Aufzeichnungen beugt Gerüchten vor („hast Du gehört, da wurde gesagt dass …“). Im politischen Bereich ist eine Aufzeichnung natürlich auch ein Statement für eine transparente Politik.
Wird aufgezeichnet, so ist das aber schon aus rechtlicher Sicht sehr deutlich zu kommunizieren. Das ist mindestens zu Beginn der Veranstaltung und Beginn der Fragerunde notwendig. Es auch innerhalb der Fragerunde wiederholend zu erwähnen ist dabei sicherlich kein schlechter Stil.
Eines muss aber klar sein: eine Sicherheit, dass nicht aufgezeichnet wird, gibt es nicht. So weiß man auch von Präsenzveranstaltungen, dass Diktiergeräte immer wieder gerne mitgeführt werden (oder heutezutage eher der Audio-Recorder des Smartphones). Auch bei einer Online-Veranstaltung gibt es hier natürlich mittel und Wege. Diese generelle Unsicherheit ist aber grundsätzlich vorhanden und kann nicht als Argument pro oder contra Online-Veranstaltung genutzt werden.