Großrinderfeld setzt seinen Weg ins Digitale fort. Auch wenn aktuell noch kein Ratsinformationssystem vorhanden ist, so stellt die Verwaltung nun schon die Sitzungsvorlagen der Gemeinderatssitzung online zur Verfügung. So haben alle Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, sich mit der Arbeit des Gremiums auseinander zu setzen.
Am 4. November war es soweit: im Mitteilungsblatt wurde, wie üblich, auf die kommende Gemeinderatssitzung hingewiesen. Mit einem gewissen Understatement wurde darauf hingewiesen, dass nun auch die Vorlagen für die Tagesordnungspunkte auf der Homepage der Gemeinde abrufbar seien. So unscheinbar der Hinweis auch war, es ist ein großer Schritt in Bezug auf Bürgerfreundlichkeit und Digitalisierung bei der Gemeinde.
Voraussetzungen für die Veröffentlichung
Gearbeitet wird daran bereits seit Längerem. Denn ganz so einfach, wie es scheint, ist eine solche Veröffentlichung natürlich nicht. Es muss darauf geachtet werden, dass die Vorlagen alle für die Veröffentlichung relevanten Anforderungen erfüllen. Von großer Bedeutung ist dabei der Datenschutz. Auch muss sichergestellt werden, dass veröffentlichte Vorlagen nicht versehentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse von Dritten preisgeben. Die Gemeinde hat sich daher in den letzten Monaten intensiv mit dem Datenschutz und ähnlichen Fragestellungen beschäftigt und die Qualität der Vorlagen nochmals erhöht.
Nehmen wir mal als Beispiel Baugesuche: Natürlich gibt es ein öffentliches Interesse daran (besonders bei den potentiellen Nachbarn), was so alles gebaut wird. Andererseits möchte aber wohl auch kaum ein Bauwilliger, dass sein kompletter Antrag, womöglich mit Zimmerplan, „einfach so“ öffentlich verfügbar ist. Die Sitzungsvorlage muss also einen Kompromiss zwischen dem notwendigen Schutz der Privatsphäre und der für die Entscheidung wichtigen Kernfakten bilden. Das ist einer der Punkte, an dem die Verwaltung intensiv gearbeitet hat und nun informative, aber datenschutzgerechte Vorlagen bietet. Erst diese Qualität der Vorlage ermöglicht die Veröffentlichung.
Muss nicht ohnehin Veröffentlicht werden?
Nein, aktuell ist das nicht der Fall. Veröffentlichen müssen Gemeinden, die bereits über ein Ratsinformationssystem verfügen. Das ist z.B. beim Main-Tauber Kreis der Fall, oder auch in Tauberbischofsheim. Bei den kleineren Gemeinden im Kreis gibt es bisher fast keine Ratsinformationssysteme. Daher ist die Veröffentlichung auch nicht erforderlich. Darf aber natürlich erfolgen. Viele scheuen aber den damit einhergehenden Aufwand (siehe oben).
Weitergehende Digitalisierung auch im Rat angestrebt
Großrinderfeld hat den Anspruch eine im Digitalen führende Kommune in Kreis und Land zu sein. Darauf arbeiten wir hin. Mittelfristig ist daher auch die Einführung eines Ratsinformationssystems angedacht. Auch das ist aber komplex und bedarf einigen Aufwands. In der letzten Sitzung des Digitalausschuss wurde empfohlen, zunächst den Sitzungsdienst der Gemeinde zu digitalisieren. Damit wird es möglich, Tagesordnungen, Vorlagen, Protokolle, etc. der Sitzungen „aus einem Guss“ in einem digitalen Verfahren zu erstellen. Der Gemeinderat ist in seiner Sitzung vom 12. Oktober dieser Empfehlung gefolgt. Entsprechend wird ein solches System nun eingeführt. Ich gehe von einer relativ kurzen Erprobungsphase (vielleicht nur ein halbes Jahr?) aus.
Der digitale Sitzungsdienst ist gleichzeitig auch ein erster Schritt zu einem Ratsinformationssystem. Das würde auch die Arbeit des Gemeinderates sehr viel stärker digitalisieren und auch die Möglichkeit zu moderneren Methoden der Team-Arbeit im Rat öffnen. Auch hier ist von einer, sicher nicht raschen, Einführungsphase auszugehen.
Erfreulicherweise haben sich Bürgermeister und Verwaltung bereits jetzt entschlossen, die öffentlichen Einladungen zum Gemeinderat um die Sitzungsvorlagen zu ergänzen. Das wäre, wie beschrieben, nicht nötig gewesen und verursacht einen gewissen Mehraufwand. Es bietet aber eben auch bereits heute besseren Bürgerservice und gestattet die Sammlung von ersten Erfahrungen.
Ruhig immer mal wieder nachsehen…
In der praktischen Anwendung kann empfohlen werden, auf der Seite immer mal wieder, auch kurz vor der Sitzung, noch einmal nachzusehen. Aktuell sind die Sitzungsinformationen unter https://www.grossrinderfeld.de/rathaus-service/gemeinde-ortschaftsraete/aus-dem-gemeinderat einzusehen.
Bitte beachten Sie, dass in Großrinderfeld im Moment viele wichtige Dinge mit Hochdruck voran gebracht werden. Daher ist es möglich, dass manche Sitzungsvorlagen noch etwas Zeit benötigen, weil beispielsweise externe Unterlagen noch fehlen. Die werden dann ggf. nachträglich ergänzt (war diesmal bei TOP 6 und 12 der Fall). Wenn es besonders knapp ist, gibt es auch mal eine Tischvorlage. Die wurde dann noch am Sitzungstag erstellt und liegt erst zur Sitzung vor. Das ist aber selten der Fall.